Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société VIRTUALEO SAS, société de droit français dont le siège social est sis 1, Rue Royale, 318 Bureaux de la Colline - 92213 ST-CLOUD CEDEX, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 949 525 075 00014 (ci-après « l’Éditeur »), fournit à ses clients professionnels (ci-après « le Client ») un accès à sa solution logicielle en ligne de création et de gestion de classes virtuelles (ci-après la « Solution »).
Les présentes CGV régissent l’ensemble des prestations de services rendues par l’Éditeur dans le cadre de la mise à disposition de sa Solution, à l’exclusion de tout autre document, sauf accord écrit contraire.
Conformément à l’article L.441-1 du Code de commerce, les présentes CGV constituent le socle unique de la relation commerciale entre l’Éditeur et le Client.
Aux fins des présentes CGV, les termes suivants auront la signification ci-après :
« Solution » : la plateforme logicielle en ligne exploitée par l’Éditeur, permettant la création, la configuration, le stockage, la mise à disposition et la gestion de classes virtuelles.
« Client » : toute personne physique ou morale agissant à des fins professionnelles, ayant accepté les présentes CGV et disposant d’un accès à la Solution.
« Utilisateur » : toute personne physique (instructeur, administrateur, personnel administratif ou apprenant) disposant d’un accès individuel à la Solution.
« Estimation de coût » : information fournie au Client lors de la création d’une classe virtuelle, indiquant le coût prévisionnel des ressources sélectionnées
La relation contractuelle entre l’Éditeur et le Client est formé par les documents
suivants, classés par ordre hiérarchique décroissant :
Les conditions particulières, si elles existent et ont été expressément acceptées par l’Éditeur et le Client ;
Les présentes Conditions Générales de Vente ;
Les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) applicables aux Utilisateurs finaux ;
La politique de confidentialité ou tout autre document contractuel spécifique.
Les informations affichées dans la Solution, telles que les estimations de coût, sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas un engagement ferme sur le prix ou les modalités de facturation.
Le fait pour le Client de souscrire, d’accéder ou d’utiliser la Solution vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente, sans restriction ni réserve.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant toute utilisation de la Solution
La Solution permet au Client de créer et gérer des classes virtuelles destinées à la réalisation de formations avec instructeur, incluant :
La création de classes virtuelles configurables (dates, durée, logiciels requis, options choisies, nombre d’apprenants) ;
L’affichage d’une estimation du coût à la création de chaque classe, calculée en fonction des options sélectionnées ;
La mise à disposition dans un délai court d’environnements de formation pour chaque apprenant et pour l’instructeur ;
La centralisation de la gestion (partage de documents, accès sécurisés, contrôle de l’instructeur) ;
Un environnement technique hébergé dans l’Union européenne ;
Support de base limité aux utilisateurs administrateurs de la plateforme.
Le Client peut, s’il le souhaite, bénéficier de services additionnels selon des modalités précisées dans les conditions particulières comme notamment :
Assistance ou support à la configuration des classes virtuelles ;
Support étendu à l’ensemble des utilisateurs de la plateforme ;
Personnalisation de la plateforme ;
Stockage de supports et de gabarits de formation en galerie privée ;
Développement de solution spécifique
Les classes virtuelles sont configurables par le Client et peuvent être modifiées ou annulées jusqu’à une heure avant leur démarrage.
Après ce délai, le coût de la classe sera calculé au consommé :
Si certaines machines virtuelles restent éteintes pendant la durée de la formation, le Client ne sera facturé que pour le stockage et les ressources réellement utilisées ;
Si les machines virtuelles sont rallumées ou utilisées en dehors des plages horaires de la formation, cela entraînera une facturation supplémentaire correspondant aux ressources consommées.
La Solution est accessible via une connexion Internet et supportée avec les navigateurs Internet suivants :
Chromium (Chrome, Edge, Opera) à partir de la version 98 ;
Safari à partir de la version 16 ;
Firefox à partir de la version 128 ESR (avec limitations).
Le Client demeure responsable de la qualité de sa connexion et de la compatibilité de son matériel informatique.
La durée standard d’une session est de neuf (9) heures par jour, la journée étant paramétrée par le Client lors de la création de la classe.
Le formateur peut, sur autorisation du personnel administratif, prolonger la session d’une heure supplémentaire pour finaliser une formation ce qui entraînera des coûts supplémentaires
Le nombre maximum de stagiaires par classe est fixé à 30 (trente) stagiaires.
Les délais de mise à disposition sont de trente (30) minutes en moyenne, sans excéder deux (2) heures après validation de la commande et réception des informations nécessaires à la configuration.
L’Éditeur s’engage à ce que la Solution soit disponible au moins 99,95 % du temps sur une base annuelle, hors :
Périodes de maintenance programmées (préavis de 48 heures) ;
Evénements de force majeure ;
Interruptions dues à des tiers, y compris défaillance du prestataire d’hébergement de la Solution ou aux infrastructures du Client.
Si la disponibilité mensuelle descend en dessous de 99,95 %, l’Éditeur pourra accorder au Client un avoir proportionnel sur les services, sous réserve que le Client ait respecté ses obligations contractuelles et utilisé correctement la Solution.
La mise à disposition des environnements de formation s’effectue selon deux modes :
Création à la demande le jour même : la classe virtuelle sera déployée dans un délai compris entre trente (30) minutes et deux (2) heures à compter de la demande validée par le Client.
Création programmée à l’avance : lorsque la classe est programmée à une date ultérieure, l’Éditeur garantit que la classe sera disponible et opérationnelle à l’heure de démarrage prévue, indépendamment de la date de configuration.
Dans tous les cas, les délais de déploiement tiennent compte des paramètres configurés et des ressources disponibles, et peuvent être prolongés uniquement en cas d’incident technique indépendant de la volonté de l’Éditeur.
Le Client bénéficie d’un support technique pour :
La formation des utilisateurs (personnel administratif, administrateurs et formateurs) à la prise en main de la solution dans la limite de 1 personnel administratif, 2 administrateurs et 4 formateurs par Client (au-delà et sur demande du Client, un devis supplémentaire sera proposé) ;
La résolution des incidents déclarés par les administrateurs affectant la disponibilité ou le fonctionnement de la Solution.
Un outil de ticketing est proposé au Client afin de déclarer tous les incidents à l’Editeur. Hors cas d’événements prévus au 7.1 des présentes CGV, les délais de réponse aux incidents garantis par l’Editeur sont les suivants :
Priorité de l’incident | Délai de prise en charge | Délai de solution de contournement | Délai de résolution final |
Critique (indisponibilité totale de la solution) | 15 min ouvrées | 2 heures ouvrées | 12 heures ouvrées |
Importante (fonctionnalité partiellement affectée) | 1 heure ouvrée | 4 heures ouvrées | 24 heures ouvrées |
Mineure (impact limité ou demande d’information) | 12 heures ouvrées | N/A | 72 heures ouvrées |
Le support est disponible du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés habituellement non travaillés, de 8h30 à 18h heure française.
La responsabilité de l’Éditeur au titre de la performance du service est limitée aux obligations précisées dans le présent article, et ne couvre pas :
Les interruptions ou ralentissements liés à la force majeure ou aux tiers,
Les incidents liés aux infrastructures, réseaux ou matériels du Client et des Utilisateurs,
L’usage incorrect ou non conforme de la Solution par le Client ou ses Utilisateurs.
Les tarifs sont exprimés en euros hors taxes et soumis à la TVA en vigueur au jour de la facturation.
Trois formules sont proposées :
Packs pré-paramétrés publics, selon les tarifs unitaires par stagiaire et par jour indiqués par l’éditeur ;
Packs pré-paramétrés personnalisés, facturés selon configuration ;
Configuration personnalisée pour la formation, facturée selon configuration.
Le tarif applicable à chaque classe virtuelle est déterminé sur la base d’une estimation indicative fournie au Client lors de la configuration de la classe, en fonction des options sélectionnées (durée, nombre de stagiaires, outils, etc.). Cette estimation n’a pas de valeur contractuelle définitive.
Le montant définitif dû par le Client est établi à l’issue de la session, en fonction de la durée effective d’utilisation des environnements, des options activées et des ressources effectivement consommées.
Les prix sont susceptibles d’évoluer à tout moment. Toutefois, les tarifs applicables sont ceux en vigueur à la date de la création de la classe virtuelle concernée.
La facturation est établie sur la base des consommations effectives enregistrées à l’issue de chaque session de formation.
Chaque création de classe virtuelle donne lieu à l’émission d’une estimation indicative communiquée au Client au moment de la configuration de la classe, précisant le coût prévisionnel correspondant aux options sélectionnées.
À l’issue de la session, une facture est émise sur la base du temps d’utilisation réel des environnements, des éventuelles extensions de durée, des outils ou ressources additionnels activés, ainsi que des périodes de stockage péri-formation.
Sauf stipulation contraire dans les conditions particulières, les factures sont payables à réception de facture, par virement bancaire sur le compte dont les coordonnées figurent sur la facture.
Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé
En cas de retard de paiement, des pénalités calculées sur la base du taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de dix (10) points seront automatiquement exigibles, sans qu’un rappel soit nécessaire, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce.
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros, sera également due de plein droit (article D441-5 du Code de commerce).
En cas de retard ou d’incident de paiement, l’Éditeur se réserve le droit, après notification écrite restée sans effet pendant un délai de huit (8) jours calendaires, de suspendre temporairement l’accès du Client à la Solution jusqu’à régularisation complète des sommes dues.
En cas de réitération de retards de paiement, l’Éditeur pourra clôturer le compte Client, sans préjudice des sommes déjà exigibles et des dommages-intérêts éventuels.
Le Client s’engage à :
Fournir toutes les informations nécessaires à la configuration des classes virtuelles ;
S’assurer que les Utilisateurs respectent les conditions d’utilisation de la Solution ;
Ne pas détourner la Solution de son usage normal ;
Régler les sommes dues dans les délais convenus.
L’Éditeur s’engage à :
Fournir la Solution conformément aux présentes CGV ;
Garantir la confidentialité des données traitées ;
Assurer un hébergement sécurisé des données au sein de l’Union Européenne ;
Informer le Client de toute opération de maintenance susceptible d’affecter la disponibilité de la Solution
L’Éditeur demeure seul titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs à la Solution SaaS, à son infrastructure technique, à son architecture logicielle, à ses fonctionnalités, à son code source, à sa base de données, à son interface utilisateur, à ses logos, marques, noms de domaine, éléments graphiques, textes, images, et plus généralement à l’ensemble des éléments le composant (ci-après « les Éléments protégés »).
Le Client reconnaît expressément que la souscription ou l’utilisation de la Solution n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle, ni de licence autre que celle strictement nécessaire à l’exécution du présent contrat.
Conformément aux dispositions des articles L111-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle, l’Éditeur est seul titulaire des droits d’auteur afférents à la Solution et à l’ensemble des développements qui y sont intégrés.
Sous réserve du parfait paiement des sommes dues, l’Éditeur concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible, non transférable et limité d’accès et d’utilisation de la Solution, dans le seul but de permettre la création, la gestion et l’utilisation des classes virtuelles conformément à leur destination.
Toute autre utilisation est strictement interdite, notamment :
Toute reproduction, diffusion, adaptation, modification, décompilation, désassemblage, ingénierie inverse, ou tentative d’accès au code source ;
Toute réutilisation, commercialisation, ou exploitation de la Solution à des fins autres que celles prévues par les documents contractuels.
L’accès et l’utilisation de la Solution sont consentis pour une durée, automatiquement reconduite à chaque nouvelle facturation, de 12 (douze) mois et pour le seul territoire sur lequel la Solution est mise à disposition. A l’issue de cette durée, le compte Client sera clôturé.
Les données ne relevant pas du RGPD seront conservées pendant une durée de 12 (douze) mois après la clôture du compte Client.
Le Client demeure propriétaire de l’ensemble des contenus, documents, données, fichiers, ou éléments qu’il téléverse, diffuse ou met à disposition au sein de la Solution (ci-après les « Contenus Client »).
Le Client garantit à l’Éditeur qu’il dispose de tous les droits nécessaires sur ces Contenus, et qu’ils ne portent pas atteinte aux droits de tiers ni à la réglementation applicable.
Le Client concède à l’Éditeur, pour les seuls besoins techniques de l’exécution des prestations et du fonctionnement de la Solution, une licence non exclusive, mondiale et gratuite de reproduction, d’hébergement, de stockage et de traitement des Contenus Client, pour la durée d’exploitation des Contenus Client.
Sauf stipulation contraire dans les conditions particulières, tout développement, adaptation ou évolution de la Solution, y compris lorsqu’il est réalisé à la demande ou avec la participation du Client, demeure la propriété exclusive de l’Éditeur.
Le Client ne pourra prétendre à aucun droit, redevance, ni compensation du fait de la réalisation de telles évolutions.
Toute utilisation de la Solution non conforme aux documents contractuels, portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle de l’Éditeur, donnera lieu à la clôture immédiate du compte Client, sans préjudice de tous dommages et intérêts que l’Éditeur pourra réclamer.
Aux fins des présentes CGV, les informations confidentielles désignent toutes les informations, données, documents, savoir-faire, méthodes, secrets commerciaux, données techniques, commerciales ou financières, communiqués par une Partie à l’autre ou auxquels cette dernière pourrait avoir accès dans le cadre de l’exploitation du logiciel, et qui sont désignés comme confidentiels ou dont la nature rend la confidentialité évidente.
Chaque Partie s’engage à :
Ne pas divulguer les informations confidentielles reçues à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour l’exploitation du logiciel et sous réserve que ces tiers soient liés par une obligation de confidentialité équivalente ;
Ne pas utiliser les informations confidentielles pour un autre objet que l’exploitation du logiciel ;
Prendre toutes précautions raisonnables pour protéger les informations confidentielles contre toute divulgation ou utilisation non autorisée.
Les obligations de confidentialité ne s’appliquent pas aux informations qui :
Etaient déjà connues de la Partie réceptrice avant leur communication ;
Sont ou deviennent publiquement disponibles sans violation des présentes CGV ;
Sont légalement requises par une autorité compétente ou par la loi, à condition d’en informer préalablement l’autre Partie afin de permettre la protection de ces informations.
Les obligations de confidentialité demeurent en vigueur pendant toute la durée de l’existence du compte Client et pour une période de dix (10) ans après sa cessation, quel qu’en soit le motif.
Toute violation de la présente obligation de confidentialité peut entraîner la clôture immédiate du compte Client et ouvre droit à des dommages et intérêts à la Partie lésée.
Chacune des Parties est responsable du respect de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD) et la loi française Informatique et Libertés.
L’Éditeur agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Client lorsque la Solution est utilisée pour le traitement de données personnelles des apprenants ou Utilisateurs finaux, le Client étant responsable de la licéité de ces traitements et du respect des droits des personnes concernées.
Dans le cadre de l’exécution des prestations, l’Éditeur s’engage à :
Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles ;
Ne traiter les données personnelles que sur instruction documentée du Client, et exclusivement dans le cadre des finalités définies par les documents contractuels ;
Garantir la sécurité des accès à la Solution, notamment par authentification et contrôle des droits des Utilisateurs ;
Ne pas communiquer les données personnelles à des tiers, sauf autorisation du Client ou obligation légale ;
Assister le Client en cas d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, suppression) lorsque cela relève du traitement effectué par l’Éditeur.
Le Client s’engage à :
Fournir des données personnelles exactes et légales ;
Obtenir le consentement ou autre fondement légal nécessaire pour le traitement des données personnelles de ses apprenants ou Utilisateurs finaux ;
Définir et limiter les droits d’accès des Utilisateurs au sein de la Solution conformément à leur rôle et mission ;
Informer les personnes concernées de leurs droits et de l’existence du traitement ;
Notifier immédiatement à l’Éditeur toute demande d’exercice des droits des personnes concernées relative aux données traitées par l’Éditeur.
L’Éditeur pourra recourir à des sous-traitants pour l’hébergement ou la maintenance de la Solution, sous réserve qu’ils s’engagent à respecter les mêmes obligations en matière de protection des données personnelles que celles prévues aux présentes CGV.
Le Client sera informé de tout changement de sous-traitant majeur impactant la localisation ou la sécurité des données.
Les données personnelles seront conservées uniquement pour la durée nécessaire à l’exploitation du logiciel ou selon la réglementation applicable.
À la clôture du compte Client, ou à la demande du Client, l’Éditeur s’engage à supprimer ou restituer les données personnelles, sauf obligation légale de conservation.
En cas de violation ou d’incident affectant les données personnelles, l’Éditeur s’engage à informer le Client dans le délai de 24 heures ouvrées afin de permettre la mise en œuvre des mesures légales de notification et de remédiation.
La responsabilité de l’Éditeur ne saurait être engagée qu’en cas de faute prouvée.
Lorsque la responsabilité de l’Editeur est engagée à la suite d'une faute de sa part, la réparation ne s'applique qu'aux seuls dommages directs, personnels et certains que le client a subis, à l'exclusion expresse de la réparation de tous dommages et/ou préjudices indirects et immatériels, tels que les préjudices commerciaux, les pertes d'exploitation et de chiffres d'affaires, les pertes de données. Le montant des dommages et intérêts que l’Editeur pourrait être amenée à verser dans les conditions précitées est strictement limité à 20 % du montant facturé par l’Editeur au compte Client au cours des 12 derniers mois. Au cas où aucune somme n'aurait été facturée, le montant de la limitation sera égal à 5 000 euros TTC par client.
Conformément à l’article 1218 du Code civil, la responsabilité de l’Éditeur ne pourra être engagée en cas de survenance d’un événement de force majeure, tel que défini par la jurisprudence française, empêchant l’exploitation du logiciel.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure : les pannes de réseau, cyberattaques, actes de terrorisme, catastrophes naturelles, incendies, grèves, coupures d’électricité ou défaillances de prestataires d’hébergement.
Les présentes CGV prennent effet à compter de leur acceptation et demeurent en vigueur pour la durée nécessaire à l’exploitation du logiciel. Les CGV applicables à une classe virtuelle sont celles en vigueur à la date de la configuration de la classe virtuelle.
L’Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les nouvelles CGV seront portées à la connaissance du Client par tout moyen.
En cas de manquement grave d’une partie à l’une de ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, l’autre partie pourra clôturer le compte Client de plein droit, sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts.
Les présentes CGV sont régies par le droit français.
Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Nanterre, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Si l’une quelconque des stipulations des présentes CGV devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions conserveraient toute leur force et leur portée.
Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir d’un droit ou d’une clause à un moment donné ne saurait valoir renonciation.
Toute notification entre les parties devra être effectuée par écrit à l’adresse du siège social figurant en tête des présentes.